Mirjana Mladič
Podajanje kakovostnih povratnih informacij je ključnega pomena pri oblikovanju okolja, v katerem zaposleni čutijo, da so cenjeni, razvijajo svoje sposobnosti in prispevajo k uspehu podjetja. Pomembno je, da zna vsak vodja tima, vodja, mentor ali tudi sodelavec, sodelavka, ki skupaj z enim ali več sodelavcev izpelje določeno nalogo, projekt, dati konstruktivno, natančno in pravočasno povratno informacijo. Tako bo nadaljnje sodelovanje še bolj uspešno, odnosi med zaposlenimi pa bolj pristni.
Kakovostna povratna informacija ni zgolj sredstvo za osebno rast sodelavcev, ampak je temeljni gradnik uspešne organizacijske kulture. Da bi preprečili napačno interpretacijo sporočil in morebitne negativne reakcije, obenem pa dosegli želeni napredek, je ključno, na kakšen način te informacije podajamo.
Kako smo lahko pri podajanju povratnih informacij še učinkovitejši?
Dajajmo jih pogosto
Povratne informacije niso nujno ocene uspešnosti. Nobene potrebe ni po dolgih romanih in podrobnih pripombah. Najučinkovitejše so, če so pogoste in dosledne, saj na tak način opolnomočimo sodelavce ter jih pri doseganju ciljev usmerjamo na pravo pot. Namesto da, denimo, vodja s povratnimi informacijami čaka na razvojne pogovore ali mentor na zaključno evalvacijo poskusnega dela, jih raje redno podajajmo po končanih projektih, po uspešno izpeljani nalogi, na tedenskih sestankih ali na mentorskem srečanju. Tako bodo sodelavci lahko takoj prepoznali svoje dobro delo, mi pa se bomo lahko hitro odzvali na morebitne težave.
Bodimo pravočasni
Kdaj podamo povratno informacijo, je bistvenega pomena, saj je najučinkovitejša takrat, ko je »železo še vroče«. Pomislimo na primer, ko sodelavec doseže izjemen rezultat pri zadnji marketinški akciji ali samostojno izpelje zahtevno popravilo dragega aparata. Namesto, da bi ta dosežek pohvalili čez mesec dni, to storimo takoj, ko je naloga končana. To bo okrepilo občutek, da je njegovo delo opaženo in cenjeno.
Bodimo prijazni in skrbni
Zaželeno je, da je oseba, ki podaja povratno informacijo, vir podpore, zaupanja in vodenja. O sodelavcih vedno razmišljajmo kot o članih ekipe, ki delajo za skupen cilj, odnos z njimi pa naj bo iskren in empatičen. Pri podajanju povratne informacije lahko na primer rečemo: »Zelo mi je bilo všeč, kako si prezentacijo jasno strukturiral. Naslednjič lahko še bolj poudariš praktične primere.« Ni nujno, da je povratna informacija samo pohvala – lahko je tudi prijazna in konkretna pobuda za izboljšanje.
Bodimo odprti
Odprt dialog odpira več vrat in možnosti za skupne rešitve. Namesto, da bi svojim sodelavcem samo povedali, kako naj izboljšajo svoj prispevek k projektu, jih vprašajmo, kaj menijo, da bi lahko naredili drugače. Na primer: »Kako bi ti pristopil k tej situaciji?«. Odprta vprašanja bodo spodbudila sodelavce k razmišljanju in aktivni vlogi pri iskanju rešitev.
Bodimo natančni
Splošne povratne informacije samo zato, da so, niso pretirano koristne. Ključno je, da smo konkretni, če je možno, svoje usmeritve podkrepimo s primeri in bodimo na voljo za dodatno razlago. Če želimo, da sodelavec izboljša pripravljeno poročilo, mu ne recimo samo, da naj ga »popravi«, ampak podajmo smernice in predloge, s čim ga lahko še izboljša.
Redno spremljajmo napredek
Če želimo doseči konkretne cilje ali izboljšati uspešnost, je ključnega pomena zastaviti natančne korake za dosego želenega rezultata. Pri tem je pomembno, da sodelavce vključimo v sooblikovanje točno opredeljenih, časovno omejenih in merljivih ciljev ter korakov. Seveda redno sledimo tudi napredku in člane ekipe spodbujajmo, da poročajo o dosežkih na poti ter jim dajmo jasno vedeti, da smo jim na voljo v primeru, da potrebujejo dodatno podporo.
Povratne informacije so »dvosmerna ulica«. Če se tega zavedamo, ko jih podajamo in tudi prejemamo, je korist obojestranska.
Rast je vzajemna. Zato je dobro, da v podjetju spodbujamo in gradimo kulturo povratne informacije, bodisi z rednimi razvojnimi pogovori, mentorstvom, možnostjo oddaje pohvalnic ali pridobivanja mnenj o svojem delu (ang. peer to peer feedback), ter s tem dodatno podpremo razvoj sodelavcev, razvoj pozitivne organizacijske kulture in gradnjo odprtih odnosov.
Vir: 6 smernic, kako lahko kot vodja izboljšate podajanje povratne informacije – eHRM
